Cómo organizar y decorar un ambiente para conferencias

Si una de tus responsabilidades en la empresa donde trabajas es hacerte cargo de la organización y la logística de una conferencia o ciclo de reuniones, debes estar preparada para organizarlo todo y preparar el ambiente en donde esta se realizará. Con un poco de creatividad lo lograrás de sobra.

Muchas veces se nos asigna, como parte de nuestras funciones laborales (sobre todo si somos asistentes, secretarias de gerencia, etc.) la organización de un ciclo de conferencias ya concretado. Estos ciclos que pueden incluir únicamente a empleados de la misma oficina, empresa o a otros invitados, deben realizarse en un clima en general atractivo y cómodo.

Si a ti te han delegado esta función, es hora de poner manos a la obra a la imaginación y al sentido de la organización que posees para que todo luzca espectacular.

Para empezar, debes enterarte de la naturaleza de la conferencia, la cantidad de personas que se planea que asistan y el número de expositores. También si habrá moderadores o  no, los tiempos de las charlas y si habrá o no pausas o descansos.

  • La sala de conferencias

Con toda esta información, elegirás la sala de conferencias (si la hay en tu empresa) o un ambiente más pequeño e informal, si la reunión constará de pocas personas. Dicha sala deberá de ser un lugar espacioso y con suficiente ventilación. También debe contar con una buena entrada de luz y cortinas por si se realizarán proyecciones.

  • El mobiliario

Una vez que tenemos ya la sala de conferencias, debemos asegurarnos de que no falte el mobiliario necesario, la cantidad de sillas necesarias para los asistentes. Estas sillas deben ser cómodas y ordenarse alrededor de una mesa de conferencias si los asistentes no pasan de doce o quince y alineadas en filas para los eventos más grandes.

Para darle más respiro al salón, puedes conseguirte algunos maceteros que ubicarás en las esquinas de la sala. Si el evento es para homenajear a alguien, consigue un ramo grande de flores (de esos que vienen en una canasta) y ubícalo al pie de la mesa de conferencias.

  • La mesa de conferencias

Si la conferencia es un evento numeroso, deberá ubicarse al frente de la sillería. Debe de ser larga y colocarse horizontalmente cubriéndola con un mantel largo. Sobre ella irán micrófonos, de acuerdo al número de expositores, vasos con agua y letreros plásticos con sus respectivos nombres mirando al público. No coloques ramos de flores, banderas, trofeos u otros objetos sobre la mesa pues distraerás al público e impedirás la visión del expositor.

Si hay flores deberán ir al pie de la mesa.

  • Herramientas multimedia

En la mayoría de conferencias se usan herramientas multimedia como Power Point para mostrar imágenes y diapositivas. Debes asegurarte de que el material necesario esté disponible, junto con un operario para que lo accione o el expositor mismo. El cableado y extensiones, el equipo (PC o Laptop) deben estar debidamente dispuestos, así como un proyector y ecran. Haz pruebas con ellos horas antes del gran momento.

Ubica estos accesorios a los costados de la mesa principal, el ecran irá hacia el lado contrario, nunca detrás de la mesa.

Si la conferencia es un gran evento que incluye invitados de fuera, una gigantografía a un lado de la entrada de la sala se verá genial y atractiva para los invitados. Tú y o algunos otros empleados deberán recibir y ubicar a los empleados y conferencistas. Organiza también un break o descanso con bocaditos y gaseosas para los asistentes.

Imagen: CityWeb, Ca:A, Gobernantas’sBlog.

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Acerca del autor

Escrito por Carla Gonzales

Egresada de Literatura en la UNMSM, periodista y correctora de textos y estilo. Actividades: leer, escuchar rock clásico, jazz, blues, proyectos literarios.