Cómo sacarle provecho a tu tiempo en la oficina

A veces los días en la oficina se complican, luego se convierten en semanas o en meses de mucho estrés y tensión. Sin embargo, en muchos casos puede bastar con aprender a organizarnos de la mejor forma para que cada día termine siendo altamente productivo.

Conversamos con Brenda Suárez, productora de televisión de emisión diaria. Ella simplemente tiene que acabar con todas sus tareas del día, nada puede quedar para «después», porque la grabación no espera. Así que se animó y compartió algunos de sus tips personales para sacarle el provecho máximo a su día de trabajo.

1. Puntualidad

Comenzar tus tareas a las 11 de la mañana, es totalmente diferente a iniciarlas a las 8am. Si manejas un horario dado por la empresa, respétalo. Si tienes un horario que manejas por ti misma, escoge una hora para comenzar que sirva para todos los días y cumple con él. Te dará una visión efectiva del tiempo real que tienes para trabajar.

La puntualidad te otorgará cierta disciplina. Es mejor comenzar temprano, que terminar tardísimo. ¿No es así?

2. Agenda y «post-it»

Brenda nos cuenta que las actividades que tiene que cumplir en un día son tantas y de tan diversa naturaleza, que para ella la agenda es una necesidad. Además, ha notado que tenerla le permite ver el panorama general. Es decir, cuántas tareas en total tiene que cumplir y por supuesto no olvidar ninguna.

Brenda se organiza muy bien con los post-it, tal como me comenta:

«Para mí, los post-it son algo elemental. Si ves mi computadora, casi siempre tengo unos tres o cuatros -no más- pegados en mi monitor. Allí anoto las tareas urgentes y específicas que, a veces, por ser pequeñas, como llamar a alguien o recoger alguna cosa, podría olvidar. Por supuesto que inmediatamente cumplida la tarea, lo boto, porque sino terminaría con post its inservibles».

3. Toma tu hora de almuerzo

Tal vez te parezca contradictorio, pero tomarte tu hora de almuerzo completa, te ayudará a relajarte y por supuesto a recargar energías. Brenda nos dice:

«Antes me saltaba los almuerzos porque sentía que tenía demasiado por hacer. Sin embargo, llegaba a media tarde sintiéndome tensa, con hambre, baja de energía y a veces con una terrible gastritis. Ahora no dejo pasar jamás un almuerzo y regreso como nueva a mi escritorio por la tarde».

Incluso es muy buena idea, que aproveches después de comer para dar un paseo con tus compañeros cerca del trabajo. Respiran aire puro, se liberan de las paredes de la oficina y por supuesto, ¡queman calorías!

4. Usa la tecnología

Las computadoras, el Internet, los smartphones, no son una invención absurda. ¡Aprovéchalas! Por ejemplo, puedes ahorrar mucho tiempo en ir a pagar una factura, realizando el pago «online». En Microsoft Outlook, así como en otros programas, tienes la opción de programar actividades o reuniones con recordatorios. Así que tendrás un asistente a la mano que te haga recordar aquello con lo que tienes que cumplir.

Convierte a la tecnología a tu aliada en el trabajo. Investiga qué programas o aplicaciones son las más útiles para ti.

5. Encuentra tu mejor hora

Cada persona trabaja y se organiza de un modo diferente. Asimismo, cada organismo también es distinto y tiene una hora particular de mayor rendimiento. Es decir, es cuando tu cerebro responde con mayor rapidez e incluso tu cuerpo parece más activo. Brenda nos comenta:

«Aunque mi horario de oficina formalmente comienza a las 9 de la mañana, yo he decidido llegar a la oficina entre 7 y 7:30 am, porque he notado que es durante la mañana cuando estoy totalmente alerta. Por tanto, siempre dejo las tareas más ligeras para la tarde y las pesadas las termino antes del mediodía».

Como te podrás dar cuenta, es un tema muy personal. Encuentra tus mejores horas y aprovéchalas con esas cosas que precisan de mayor concentración.

6. Calcula y planifica

Muchos de nuestros retrasos tienen que ver con que no calculamos bien cuánto nos llevará una tarea. Si tienes que preparar un proyecto para la próxima semana, lo primero es calcular de forma realista cuánto tiempo te llevará. Y por supuesto, encontrar el tiempo exacto en el que lo harás. Lo peor es dejar las cosas para el final o pensar que se resolverán solas. ¡A tomar el toro por las astas!

Acerca de esto, Brenda me dice:

«A veces tengo que conseguir elementos u objetos complicados para el programa, entonces planeo con anticipación de varios días o una semana, porque sé que es imposible que lo logre de un día para otro. En estos casos, le hago un seguimiento, y trabajar de esta manera me salva de tener aprietos. Es muy difícil que llegue el día de la grabación y yo no tenga lo que es necesario».

7. Aprende a concentrarte

Mucho del tiempo que perdemos en la oficina tiene que ver con conversaciones con nuestros compañeros de trabajo o quizás navegando en Internet o… ¡en el facebook! Por supuesto que es bueno que te tomes algunos minutos para sentirte a gusto y no terminar estresada, pero tampoco es cosa de exagerar. Brenda nos comentó algunas cosas que la ayudan a estar concentrada:

«Noté que si mi escritorio estaba desordenado, perdía tiempo y concentración buscando lo que necesitaba, así que trato de mantener los elementos indispensables encima, y botar los papeles que ya no necesito o archivarlos correctamente.»

Otra buena manera de no perder minutos valiosos, es que tengas más o menos claro a qué hora deseas terminar con una actividad específica. Eso te ayudará a focalizarte en tu trabajo cuando veas que no cumples con tu meta.

8. Duerme las horas necesarias

Y este último consejo, ¡jamás debes olvidarlo! Varios estudios e investigaciones han demostrado que si no se tiene un sueño de calidad (y por lo menos de siete horas), puede afectar negativamente nuestra agilidad, capacidad de respuesta, estado de ánimo y por supuesto, nuestra energía.

Tomar café o bebidas energizantes son soluciones fáciles, pero solo de momento, en realidad estás haciendo que el cansancio mental y físico se acumule, y te ataque con más fuerza en algunas horas, cuando el efecto de las sustancias haya pasado. Así que comienza a respetar tus horas de sueño; además, tu piel te lo agradecerá, conservarás tu juventud por mucho más tiempo durmiendo bien.

Estoy segura de que con estas sugerencias, poco a poco aprenderás a sacarle provecho al tiempo que le dedicas al trabajo. Y lógicamente, conseguirás salir a tiempo, y tendrás más horas para tu vida personal.

Imágenes: magazineorganizarte, hendaystyle, wellnescantabria, minimagazin, minimagazin, decoracioninteriores, hogarfem 

Etiquetas : , , , ,

¿Te gustó? Ahora COMPARTELO en tus Redes Sociales

Artículos relacionados

Acerca del autor

Escrito por Irina Melgar

Mi pasión es escribir, el cine y caminar...!